we kunnen niet alles bewaren…

Een inwoner dient een Wob-verzoek in. Dat gebeurt in 2012. Hij vraagt correspondentie op. Het betreft oa de communicatie tussen de gemeente en de Rijksdienst voor het Cultureel Erfgoed (RCE). De gemeente verklaart dat alle correspondentie is verdwenen, zoekgeraakt, verwijderd is. Niet meer beschikbaar. Computers zijn vervangen etc. De inwoner procedeert. De bestuursrechter buigt zich erover in 2014. Tijdens de rechtszitting verklaart een ambtenaar dat de gemeente een bewaarplicht heeft van 3 jaar. De gemeente kan niet alles bewaren. De mails/correspondentie is niet meer te achterhalen. Het verhaal krijgt een vervolg. De inwoner vraagt waarom er geen back-up is. De gemeente schakelt Hoffman bedrijfsrecherche in op advies (niet beschikbaar) van de bezwaarschriftencommissie. Hoffman vraagt aan de inwoner zoektermen op te geven. Op die basis wordt gezocht. Hoe je kunt zoeken naar iets waarvan je eerder hebt gezegd dat het er niet meer is, blijft boven de markt zweven. Vervolgens komen enkele stukken tevoorschijn. Maar dat stelt niet zo veel voor. De inwoner heeft zich intussen via een Wob-verzoek gewend tot de RCE. Deze instantie komt direct met een keurige inventarisatielijst en levert 91 stukken aan de inwoner. Allemaal correspondentie tussen de RCE en de gemeente. Het is merkwaardig dat de RCE die correspondentie wel levert en de gemeente niet, vindt de inwoner. Hij benadert de burgemeester. Zijn poging opheldering te krijgen strandt. Dan richt hij zich tot de gemeenteraad. Wij duiken in de correspondentie van de RCE en vragen de burgemeester om een onderzoek. Het levert vandaag een brief op waar oa in staat dat de RCE misschien wel een langere bewaartermijn kent dan de gemeente Bloemendaal. Dat roept bij ons de nodige vragen op. Want de basisregel is: de overheid moet voldoen aan de Archiefwet. En het is ongeloofwaardig dat de RCE stukken langer zou moeten bewaren dan de gemeente. Bovendien: als tijdens een Wob-verzoek correspondentie zoek raakt, of vernietigd wordt, dan roept dat bij ons de vraag op of de gemeente zich wel aan de wet- en regelgeving heeft gehouden.

Waarom vinden wij dit belangrijk? Openbaar bestuur moet openbaar zijn, transparant, democratische controle moet mogelijk  zijn. Het systeem van ‘checks and balances’. Als dat niet functioneert, dan kunnen rechten worden geschonden, dan ontstaat mogelijk willekeur van bestuur en kunnen burgers de overheid niet meer vertrouwen. Voor ons is dat de basis van onze democratische rechtsstaat: dat wij de overheid kunnen en mogen vertrouwen. Ontbreekt die transparantie, dan gaan instituties schuiven. De Wet Openbaarheid van Bestuur biedt een extra waarborg. Als tijdens een Wob-procedure stukken van de horizon verdwijnen, dan roept dat bij ons een gevoel van onbehagen op.

Hieronder vindt u:

  1. onze motie die wij in mei indienden en hebben aangehouden Hart voor Bloemendaal motie 18 mei 2017 onderzoek
  2. onze brief aan de heer Schneiders  Verzoek aan burgemeester Schneiders in kader van archiefplicht
  3. onze brief aan de minister  MinisterPlasterkmei2017
  4. onze brief aan de commissaris van de koning  Remkesmei2017
  5. het antwoord dat wij vandaag ontvingen van de burgemeester Elswoutshoek verdwenen RCE stukken antwoord brief

Het antwoord is niet verhelderend. Nu wil het geval dat ook in Bergen, NH, een soortgelijke kwestie lijkt te spelen. Wij plaatsen hieronder twee krantenartikelen die zojuist zijn gepubliceerd. Blijkbaar zijn we op een actueel probleem gestuit. Verslagen die niet meer te vinden zijn, mails vernietigd, computers vervangen. En dat allemaal zonder back-up? De provincie hoort dit te controleren. Wij zijn benieuwd hoe het nu verder gaat en of de verantwoordelijke bestuurders ook daadwerkelijk hun verantwoordelijkheid nemen. De overheid dient zich aan de wet te houden.