Ons programma? Deel 7: geheimhouding

Een besluit waarbij stukken geheim worden verklaard, heeft vergaande consequenties. Dit deel van ons programma raakt wat ons betreft de kern van het openbaar bestuur. Wij streven naar transparant en controleerbaar bestuur. Opdat verantwoording wordt afgelegd door bestuurders. De regeling van de geheimhouding is bijzonder ingewikkeld. Hoe zit het met de verschillende organen (oa college, raad, commissie) die eigen bevoegdheden hebben? Er is veel discussie over. Uiteindelijk is de gemeenteraad de regisseur en bepaalt de raad of een stuk openbaar moet zijn of niet. Wij vinden dat de raad in Bloemendaal te gemakkelijk instemt met geheimhouding die wordt opgelegd door het college. Op het moment dat stukken geheim zijn verklaard en de raad bekrachtigt die geheimhouding, gaat de deur op slot. Een inwoner kan dan niet meer over die informatie beschikken en een raadslid mag de informatie niet delen met derden. Juist ook vanwege de politieke implicaties is het goed om erover na te denken en het niet voor zoete koek aan te nemen als het college geheimhouding wil opleggen. Verder is de geheimhoudingsprocedure aan strikte regels gebonden. Wij zullen u hier nu niet mee lastig vallen, want dat voert te ver en is ook technisch van aard. Wat wij hier wel zeggen is het volgende:

  1. De hoofdregel is dat wij moeten kunnen rekenen op openbaar bestuur en dat geheim bestuur niet een doel op zichzelf mag zijn. Wij merken helaas dat steeds meer afspraken regionaal gemaakt worden en dat dit niet gepaard gaat met transparantie. Wat regionaal wordt besloten, speelt zich buiten het politieke speelveld af. Hetzelfde gebeurt binnen gemeenschappelijke regelingen. Bestuurders onttrekken zich op die manier aan het democratisch proces. Zij handelen regelmatig zonder mandaat en kunnen daar ook niet op worden aangesproken. Immers: bestuurders die in een of andere regionale stuurgroep iets met elkaar afspreken en dat niet openbaar maken, kunnen nergens ter verantwoording worden geroepen. Daar zijn wij dus op tegen. Regionaal overleg is prima, maar terugkoppelen naar de raad en de eigen bevolking is absoluut noodzakelijk om vertrouwen in de politiek niet verder te ondermijnen;
  2. Ons motto is: iedereen heeft in beginsel recht op openbaarheid van stukken (WOB);
  3. Als de overheid besluit dat een stuk niet openbaar is, dan zal dat besluit zorgvuldig moeten worden gemotiveerd onder verwijzing naar de WOB;
  4. Het zwart lakken van complete stukken of hele dossiers niet openbaar of geheim verklaren is wat ons betreft geen juiste werkwijze. Wij noemen een voorbeeld: een inwoner vraagt de correspondentie op tussen de gemeente en de provincie mbt aanleg van een van een snelweg vlak langs een dorpskern. De gemeente stuurt de inwoner een brief en verklaart alle correspondentie niet openbaar en motiveert dat door te verklaren dat sprake is van interne beraadslagingen. Als we dat doortrekken naar het totale beleid van een gemeente, zou dat bij wijze van spreken gezegd kunnen worden van alle interne stukken en dat lijkt ons niet de bedoeling van de wet;
  5. Soms wordt de wet misbruikt in die zin dat het college eigen fouten probeert te verdoezelen door stukken niet openbaar te maken en WOB verzoeken af te wijzen. Daar is de wet niet voor bedoeld;
  6. Maak een duidelijk onderscheid tussen geheim en niet openbaar. Geheimhouding gaat een stap verder. Bovendien is het schenden van de geheimhouding een ambtsmisdrijf dat is gekoppeld aan artikel 272 van het wetboek van Strafrecht. Naar onze mening wordt soms te lichtvaardig besloten tot geheimhouding, zowel door het college als door de raad;
  7. Als stukken geheim zijn verklaard en de raad heeft daarvan kennis genomen of kennis kunnen nemen, dan vinden wij dat bekrachtiging van die geheimhouding door de raad noodzakelijk is. Wij horen regelmatig dat bekrachtiging niet nodig is, maar dat is in onze visie onterecht. Het is de raad die dit proces moet regisseren en het college ter verantwoording moet roepen;
  8. Worden stukken geheim verklaard, dan is uiteraard een gemotiveerd besluit nodig. Soms ontbreekt dat besluit. Dat is in strijd met de wet;
  9. Voldoende zorg voor waarborgen om de veiligheid te garanderen, of lekkage te voorkomen: soms worden geheime stukken per gewone post verstuurd, zonder dat op de enveloppe en de stukken staat dat sprake is van geheim verklaarde documenten. Dat is geen veilige manier van opereren. Het is ook niet veilig als stukken via de mail worden toegezonden;
  10. Soms wordt op documenten gezet dat deze vertrouwelijk zijn. Het begrip vertrouwelijk zorgt voor verwarring omdat de status onduidelijk is. Wij zeggen daarom: vermijd het de term ‘vertrouwelijk’;
  11. Als tot geheimhouding is besloten en de raad heeft het bekrachtigd, dan moet er vervolgens ook worden nagedacht over het nemen van een opheffingsbesluit. Wij merken dat er heel eenvoudig wordt overgegaan tot bekrachtiging van een geheimhoudingsbesluit, maar dat er vervolgens geen opheffingsbesluit volgt. Dat vinden wij niet terecht;
  12. Een geheimhoudingsnotitie: in Bloemendaal heeft de griffier gewerkt aan het opstellen van een geheimhoudingsprotocol (notitie geheimhouding Bloemendaal). Het streven is om het voor college, raad en burgemeester duidelijker te maken hoe met deze lastige materie om te gaan. Wij zijn het echter niet eens met deze werkwijze omdat de wet en de jurisprudentie leidend zijn. Wat wij ervaren is dat de notitie als het ware de wet voorschrijft, terwijl dat lang niet altijd juist is. Wij hebben bijv in diverse gemeenten stroomdiagrammen gezien waarbij de indruk wordt gewekt alsof het college te allen tijde aan een raadslid geheimhouding kan opleggen wat ongenuanceerd is;
  13. Als een geheimhoudingsnotitie voor ons dan geen oplossing is, wat dan wel? Wij zeggen: maak een stappenplan voor elk orgaan: een praktische leidraad die zowel het besluitvormingstraject zelf betreft als het logistiek afhandelen (nl hoe worden stukken verzonden, bewaard/opgeslagen en beveiligd). Dit is in feite een checklist met daaraan gekoppeld een actieplan waarbij per gelegenheid kan worden gecheckt door het desbetreffende orgaan of alle stappen zijn gezet vanaf het moment dat het besluit tot geheimhouding wordt genomen totdat het weer wordt opgeheven.