over het zwarte ICT gat en de fusie met Heemstede

In november 2017 verscheen in Heemstede een zeer kritisch rapport van de Rekenkamercommissie. Daarin werden enkele verontrustende conclusies getrokken mbt de ambtelijke samenwerking tussen Heemstede en Bloemendaal. Het proces zou onvoldoende gestructureerd zijn, doelen zouden niet goed zijn vastgesteld, er zou sprake zijn van een gebrek aan controle en evaluatie, onvoldoende motivatie bij personeel en last but not least: kostenbegroting ontbreekt. Los van de ambtelijke samenwerking tussen Bloemendaal en Heemstede bestaat sinds 2016 een Gemeenschappelijke Regeling tussen beide gemeenten op ICT gebied. De kosten daarvan zijn verbluffend hoog. Jaarlijks wordt daar afgerond EUR 1 miljoen aan uitgegeven zonder dat duidelijk is wat de meerwaarde is en of systemen compatibel zijn. De archivering staat onder druk. Expertise ontbreekt en elk jaar moet er meer geld bij omdat onvoldoende is begroot en de kosten niet beheersbaar blijken. En elk jaar gaat de raad hiermee akkoord. Dat vinden wij een slechte ontwikkeling. Intussen wordt steeds meer duidelijk dat sprake is van een zwart gat op ICT gebied en dat wordt aangestuurd op een fusie met Heemstede omdat een ontvlechting van de samenwerking niet bespreekbaar is. Dit uit angst voor de kosten die daarmee gemoeid zullen zijn en gezichtsverlies, zo vermoeden wij.

Om meerdere redenen  zijn wij tegen continuering van de huidige gang van zaken. De belangrijkste reden is dat dit samenwerkingsproces in gang is gezet zonder dat ook maar iemand buiten het bestuur van de gemeente hierom heeft gevraagd. Een andere reden is de ongestructureerdheid en het gebrek aan inzicht en goed management. Ten tenslotte: de hoge kosten en de risico’s zonder dat duidelijk is wat nu precies de MEERWAARDE is voor onze inwoners.

Op 10 januari jl vond er een beeldvormende avond plaats in het gemeentehuis van Bloemendaal. Daarbij waren zowel raadsleden uit Heemstede als uit Bloemendaal aanwezig. De presentatie gaf niet de gewenste duidelijkheid omdat heldere kaders, een afgebakend takenpakket en een doelstelling ontbraken en ook de kosten niet verklaard konden worden noch het beslag op het personeel. Voor onze partij is het van cruciaal belang dat geld goed wordt besteed en dat wij met elkaar weten waar we op af koersen en ook of deze koers niet richting de klippen gaat of dat we veilig kunnen afmeren op de plek van bestemming.

In dat verband hadden wij het rapport van de Rekenkamercommissie Heemstede geagendeerd voor de commissievergadering van 17 januari. Helaas werd het onderwerp te elfder ure van de agenda gehaald. Uitsluitend D66 en Hart voor Bloemendaal hadden hierover graag het debat aangegaan met de collega raadsleden maar het heeft niet zo mogen zijn.

Op 14 januari jl stuurden wij een notitie aan onze collega’s in de raad van Bloemendaal en ook aan de gemeenteraad van Heemstede. Deze notitie publiceren wij hieronder integraal. Wij zijn natuurlijk zeer benieuwd naar uw mening over een fusie met Heemstede. Laat u het ons weten?

 

 

 

 

 

 

 

Een interessant artikel over gemeentelijke herindeling en de beoogde effecten van de Rijksuniversiteit Groningen vindt u hier: https://www.rug.nl/news/2019/01/at-this-rate_-the-netherlands-will-have-only-one-municipality-by-the-year-2051?fbclid=IwAR3xHKYXAcWHYSnJ-jpe5VLKXq4Kt4VW-wVsKeaQQf1wxCUMN_Hx_GvCCN4

 

“14 januari 2019

Aan de leden van de gemeenteraad Bloemendaal en Heemstede

Beste collega’s,

Op donderdag 10 januari hebben wij een beeldvormende avond gehad over de ambtelijke samenwerking tussen Heemstede en Bloemendaal. Tijdens deze avond is gesproken door de gemeentesecretarissen van de beide gemeenten en de burgemeester van Heemstede. Voorafgaand aan deze bijeenkomst had ik tal van vragen mede naar aanleiding van het rapport van de Rekenkamercommissie van Heemstede van november 2017 en de daaropvolgende notitie van de ‘oude raad’ van Heemstede voorafgaand aan de gemeenteraadsverkiezingen. De begroting 2019 gaf ook aanleiding tot het stellen van vragen over de samenwerking i.v.m. de Gemeenschappelijke Regeling GRIT die sinds enkele jaren bestaat en waar miljoenen mee gemoeid zijn.

De beeldvormende avond heeft niet veel duidelijk gemaakt behalve dat de samenwerking nu ongeveer voor 40% op dreef is en dat in de toekomst mogelijk wordt toegewerkt naar een ambtelijke fusie. Hoewel: mevrouw Nienhuis liet weten dat dit geen 100% zekerheid is.

En dat is precies het punt waar ik graag over van gedachten zou willen wisselen. Op de eerste plaats binnen onze eigen raad. As donderdag, 17 januari 2019, zullen wij in commissieverband nader spreken over de ambtelijke samenwerking. Onze gemeentesecretaris spreekt over ‘een stip op de horizon’ naar Rijnlands model. Maar als raad zijn wij politiek verantwoordelijk en naar mijn beleving hebben we als raad onze taak toch te beperkt opgevat de afgelopen vijf jaar. Het is ons als het ware een beetje door de vingers geglipt. En dat terwijl een zelfstandige toekomst van onze beide mooie gemeenten op het spel staat. Als we niet uitkijken is straks niet alleen sprake van een onomkeerbaar feit, maar wordt een fusie tussen beide gemeenten onvermijdelijk. Als dat de politieke keuze is, dan is dat een gewenst resultaat, maar als ik voor onze fractie mag spreken dan is dat wel het allerlaatste dat ons voor ogen staat. Wij streven naar een gezond, onafhankelijk en solide onafhankelijk bestuur. Bloemendaal hoort haar zelfstandigheid niet op te geven.

Daar streven wij naar (en dat is zo heb ik begrepen uit de geluiden die ik heb opgevangen deze avond volgens direct betrokkenen ook in Heemstede het doel). Echter, dat moet wel mogelijk zijn. De opdracht was altijd: samenwerken is prima als het logistiek en financieel voordeel biedt. Als we daar samen sterker van worden. Dan spreken wij over kwaliteit van bestuur en robuustheid. Het vermijden van kwetsbaarheid. Allemaal uitstekend, maar dat zullen we dan wel moeten kunnen toetsen en die doelen dienen wel haalbaar te zijn. Bovendien: de kosten mogen niet uit de hand lopen.

De opdracht die wij als raad schijnen te hebben meegegeven aan het college was dat ontvlechting mogelijk moest zijn en heel eerlijk gezegd heb ik twijfel of daaraan nog kan worden voldaan. Overigens heb ik de griffie gevraagd om een kopie van de opdracht omdat ik mij niet herinner deze ooit gezien te hebben.

Sommige afdelingen zijn geheel opgegaan in elkaar. Is ontvlechting nog wel te realiseren?

Ik heb daarnaast een groot aantal zorgpunten:

  • De samenwerking lijkt een kind met een waterhoofd te worden qua kosten. Ik noem GRIT. De ICT opgaaf is oncontroleerbaar voor de raad. Kennis en expertise ontbreken maar de signalen die wij hebben opgevangen voorspellen weinig goeds. Waar gaan we naar toe en wat levert het ons op afgezet tegen personele en financiële kosten?
  • De afdeling communicatie: een volledige fusie van de beide afdelingen is gerealiseerd? Echter, dit heeft niet tot minder maar tot meer kosten geleid. De vraag is: wat is de meerwaarde? Waarom moet het meer geld kosten ipv minder?
  • Worden de (gestelde) doelen wel gehaald en zijn ze voor alle afdelingen voldoende inzichtelijk?
  • Mevrouw Atsma liet weten dat de raad niet om geld is gevraagd. De ambtelijke samenwerking zou in die optiek geen geld kosten. Dat is onwaarschijnlijk. Immers: een ambtelijke samenwerking, zeker als die niet of onvoldoende gestructureerd plaatsvind dan wel wordt aangestuurd, kost tijd, geld en energie. Dat gaat ten koste van andere doelen die de gemeente nastreeft. Hebben wij een goede indruk van deze kosten? Leveren deze kosten, dit beslag op algemene middelen voldoende op voor onze gemeente en vooral voor onze inwoners?
  • Elk jaar bij de begroting blijkt extra geld nodig. Het betreft extra personele invulling en budget voor ICT. Daar lijkt geen eind aan te komen. Het gaat hier om tonnen gemeenschapsgeld. Wie houdt hierop greep en hoe wordt de samenwerking geleid? Wie is ‘in charge’ en bewaakt dit proces? Hoe wordt de raad hierin meegenomen behalve via een extra budgetvoorstel bij de begroting?
  • De ICT opgaaf via GRIT zou extern worden uitbesteed. Hebben wij enig idee wat hier het resultaat van is, wat de kosten zijn die wij tegemoet kunnen zien en wat het ons brengt? Hoe lang lopen contracten en hoeveel risico loopt de gemeente?
  • Willen wij toe werken naar een ambtelijke fusie? Beseffen wij ons dat dit onvermijdelijk leidt tot een gemeentelijke herindeling?
  • Wat willen wij voor onze inwoners? En wat willen de inwoners zelf? Moet dit niet worden voorgelegd aan onze inwoners?
  • Willen we de samenwerking uitbreiden of juist beperkt houden en op welke fronten beperkt?
  • De archivering baart zorgen: nieuwe systemen die niet compatibel zijn met de oude. Kunnen wij straks nog onze documenten raadplegen op het RIS? Voldoet alle ‘nieuwe ICT’ aan de Archiefwet en de Verordening? Is de griffie hierin voldoende betrokken en lopen we geen risico dat informatie niet meer toegankelijk of beschikbaar is?

 

Dit zijn zo maar enkele vragen waarop afgelopen donderdag geen enkele nadere verklaring of verheldering kwam. Het college heeft ondanks mijn verzoek geen notitie voorbereid waarop wij kunnen terugvallen as donderdagavond. Als we dit niet op tijd bespreken met elkaar en bepalen waar onze gemeente op af stevent, dan is de fusie onvermijdelijk en zullen de kosten naar ik vrees de pan uit rijzen.

Vandaar mijn verzoek aan de collega raadsleden om een pas op de plaats te maken en het college opdracht te geven met een duidelijk en strak uitgewerkt plan te komen voor de samenwerking. Niet een stip op de horizon maar een begroting en een totaal overzicht van de kosten inclusief het beroep op de algemene middelen dat is gedaan de afgelopen vier jaar en dat nog zal volgen in de komende jaren. Een afgebakend tijdspad en een eerlijk verhaal. Plus een duidelijk en concreet beeld van de voordelen die dit onze gemeente brengt en dan vooral onze inwoners.

Mijn tweede verzoek is dat we op de hoogte worden gehouden. Intensief en serieus en niet tussen neus en lippen door.

Mijn derde verzoek is een onmiddellijke stand still op het gebied van ICT. Totdat absoluut gewaarborgd is wat de kosten bedragen en of het systeem voldoet en stukken niet verloren gaan. Totdat zeker is dat de raad het werk kan blijven doen en alle informatie toegankelijk blijft. En ook: opdat duidelijk is en geborgd dat systemen compatibel zijn en blijven.

Tenslotte: ik zou willen oproepen om met de raadsleden van de gemeente Heemstede in overleg te treden. Het zou een overleg kunnen zijn waar de woordvoerders cq. fractievoorzitters van de diverse fracties aan deelnemen zodat een uitwisseling van standpunten in een informele setting kan plaatsvinden en helder is dan wel wordt welke kant wij met elkaar op willen. Wat haalbaar is vooral. Dat overleg is een politiek overleg en niet ambtelijk gestuurd.               

 

De tijd is aangebroken voor een heldere blik op samenwerking.

 

Graag hoor ik u hierover en het eerste debat vangt aan op donderdag 17 januari as.

 

Hartelijke groet,

 

Marielys Roos

Hart voor Bloemendaal”