Cruciale IT systemen slecht op orde, brandbrief

De afgelopen jaren zijn miljoenen uitgegeven aan IT (ICT/GRIT). De automatisering en informatisering binnen de gemeente Bloemendaal kost jaarlijks afgerond EUR 2,9 miljoen. Sinds enkele jaren is sprake van een samenwerking op het gebied van de IT infrastructuur met Heemstede.  Er blijken grote problemen te bestaan. Gateway heeft een aantal rapporten uitgebracht waarin zware kritiek wordt uitgeoefend op de gemeente. Het eerste rapport dateert van medio 2017. Een tweede rapport is van eind 2018. Onze fractie heeft de bevindingen van Gateway gisteren voor het eerst kunnen inzien. Reden voor die inzage (waar wij al veel eerder om vroegen) is dat het college vandaag besluit over een aanbestedingsprocedure die in 2018 al is gestart. Wij maken ons zeer ernstig zorgen over de werkwijze van het college en de gemeentesecretaris omdat doelstellingen niet helder zijn geformuleerd en daarbij ook niet duidelijk is wat de kostenbesparing is en hoe de samenwerking met Heemstede hierin wordt vormgegeven. Duidelijk is wel dat de gemeenten Bloemendaal en Heemstede zo niet verder kunnen en dat het uitbesteden niet een keuze is maar bittere noodzaak.

Echter, voordat wordt besloten tot het zgn outsourcen van ICT systemen dient op zijn minst duidelijk te zijn welke keuzemogelijkheden voorliggen en wat daarvan de consequenties zijn op het gebied van ambtelijke samenwerking met Heemstede.  In dit geval lijkt het college aan te koersen op een sprong in het diepe met de ogen dicht. Wij constateren dat er inmiddels al 9 miljoen is uitgegeven zonder dat duidelijk is wat die uitgaven onze gemeente op langere termijn hebben opgeleverd.

De alarmfase rood spreekt echter boekdelen uit de Gateway reviews. Wij nemen het college hoogst kwalijk dat de raad hierin onvoldoende is meegenomen en de punten van kritiek van Gateway niet op een heldere en vooral eerlijke wijze aan ons is gecommuniceerd. De verantwoordelijkheid van de gemeentesecretaris voor dit deel van de organisatie weegt zwaar en wij zijn diep teleurgesteld in de aanpak tot nu toe. Veel eerder al had het college dringend aan de bel moeten trekken bij de gemeenteraad. De brief van 14 november 2017 aan de gemeenteraad slaat een veel te optimistische toon aan. Wij kunnen ons niet aan de indruk onttrekken dat de voorstelling van zaken rooskleuriger is weergegeven dan de realiteit rechtvaardigde op dat moment. Het link met de gemeenteraadsverkiezingen van maart 2018 is dan vrij snel getrokken. Hoe dan ook vinden wij dat het college nu niet kan besluiten tot outsourcing voordat eerst duidelijk op tafel is gelegd op welke wijze dit gebeurt, wat de keuzemogelijkheden zijn, welke applicaties dit betreft, hoe uniform er wordt gewerkt met Heemstede en hoeveel kosten bespaard worden dan wel extra gemaakt zullen worden de komende vier jaar. Want het contract loopt voor een periode van maar liefst 4 jaar!

De automatiseringskwestie houdt onze fractie al sinds begin 2018 in zijn greep. De eerste alarmbellen gingen bij ons rinkelen nav een rapport van de Rekenkamercommissie van Heemstede dat werd uitgebracht in november 2017. Wij hebben getracht dit dringende onderwerp eerder in de raad van Bloemendaal te bespreken maar hebben daarbij veel tegenwerking ondervonden. Ruim een jaar hebben wij moeten wachten en nu is het te laat.

Ook in januari jl toen de meerderheid in de raad op voorspraak van de VVD ervoor zorgde dat het onderwerp van de agenda werd gehaald. Het is dan ook de VVD-wethouder Nico Heijink die belast is met het automatiseringsvraagstuk. Het valt onder zijn portefeuille, wat de andere leden van het college niet ontslaat van de verplichting actief mee te kijken en te beslissen. Hieronder publiceren wij onze oproep aan het college vandaag. Wij beschouwen dit als een brandbrief en wensen uit alle macht dat de rest van de raad nu ook actief wordt en het college vraagt naar het mandaat om volstrekt eigenmachtig een strategisch besluit te nemen over iets dat de toekomst van onze gemeente in het hart raakt.

Bron FD
zoals wij het zien: de gemeente Bloemendaal in de rol van patient

Geacht college,

Gisterenavond heeft de gemeentesecretaris, Wilma Atsma , ons verteld dat het college vandaag een besluit neemt om GRIT te outsourcen. Dat zou een collegebevoegdheid zijn. Volgens Atsma wordt vervolgens ‘alleen nog maar’ aan de raad gevraagd om extra geld. In de begroting staat een risico van EUR 111.000 genoemd. Als we daar binnen blijven, kan de raad in haar ogen alleen maar ‘ja’ zeggen.

Conclusie: dit is een gelopen race en de raad zal moeten instemmen in april tijdens de raadsvergadering. Immers, het besluit is dan al genomen door het college en budget is beschikbaar volgens de begroting. Bovendien is er geen alternatief. Immers, de gemeente kan dit niet meer zelf bolwerken en met Heemstede samen lukt het ook niet.

Onze fractie tekent ernstig bezwaar aan tegen deze gang van zaken om de volgende redenen:

  • Dit betreft een strategisch belangrijk besluit waar de gemeente de komende vier jaar aan vast zit met een kostenpost van miljoenen. Bij elkaar geeft onze gemeente EUR 3 miljoen per jaar uit aan ICT/GRIT. Bij een strategisch belangrijke aanbesteding dient de raad in de kern en dus inhoudelijk betrokken te worden;
  • Wij betwisten dat dit slechts een collegebevoegdheid is gezien het grote belang voor onze gemeente en onze inwoners;
  • De raad heeft nooit de beschikking gekregen over de Gateway rapporten. Atsma vertelde dat deze rapporten wel via de griffie aan de raad zijn gestuurd, maar de Gateway rapporten heeft onze fractie pas gisterenavond voor het eerst kunnen lezen en de inhoud is schrikbarend. Overal kleurt het donker rood en de kritiek is niet mals. ‘GRIT LOOPT VAST!” is de veelzeggende titel van een van die rapporten. Alarmfase 1 al in 2017. Onze fractie vindt het onbestaanbaar dat het college vandaag besluit de outsourcing erdoor te drukken. Bij elke aanbesteding of uitbesteding van werk, is sprake van keuzemogelijkheden. Die keuzes worden ons als raad onthouden en dat kan niet en dat mag niet omdat het hier niet over dagelijks bestuur en uitvoering gaat;
  • Doelen moeten helder zijn geformuleerd. Dat ontbreekt en Atsma kon het gisterenavond ook niet uitleggen. Ook het 2018 Gateway rapport laat overal rood zien als ‘Essentieel, doe binnenkort’ en ‘Kritiek, doe onmiddellijk’ en daarin wordt verwezen naar het concreet maken van doelen. Is dit een open eind constructie? Hoe slecht is dat?
  • De samenwerking met Heemstede: daarover gaan we het de komende maanden nog met elkaar hebben. Dat zal best, maar de timing van deze aanbesteding is precies fout. In plaats van dat we eerst en vooraf spreken over wat en hoe we gaan outsourcen en wat de rol is van Heemstede en hoe we de samenwerking vorm geven, wordt nu al besloten dat een belangrijk deel wordt uitbesteed zonder de gevolgen te kennen. De volgorde moet precies andersom. Nu wordt het praten over samenwerking met Heemstede ofwel een farce, of we snijden onszelf nu in de vingers omdat we de aanbesteding qua kosten veel efficiënter en effectiever hadden kunnen doen. Bijv. door een zeer strakke regie te houden op wat we met Heemstede doen. Je kunt het een niet los zien van het ander. Dit is ook een stevig kritiekpunt volgens Gateway;
  • Ons wordt voorgehouden dat er geen besparingen zullen zijn op software, maar wel op beheer. Waar is het bewijs? Wat heeft de raad hiervan gezien? Hoe groot is die besparing?
  • Idem: meer winst als werkprocessen op dezelfde manier worden ingericht. Dat werd ons verteld, maar waaruit blijkt dat? Hoe gebeurt dat en welke winst is er dan te behalen en hoe werkt dat uit in de samenwerking met Heemstede?
  • Mozard: dit heeft een grote impact op het werken van de raad. Welke garanties zijn er dat dit goed gaat en dat informatie beschikbaar is of blijft?

Om korte te gaan: het college kan de rol van de raad nu niet beperken tot het ‘budgetrecht’ en dan net doen alsof we overal alles van af wisten. Dat is niet het geval en het college had ons zorgvuldig en proactief moeten voorbereiden en de Gateway rapporten niet alleen aan ons ter beschikking moeten stellen, wat niet is gebeurd, maar ook moeten bespreken. Bovendien druist dit direct in tegen het beginsel dat de raad beslist over de wijze waarop er wordt samengewerkt met Heemstede.

Wij verzoeken het college geen definitief besluit te nemen vandaag.

Hart voor Bloemendaal